LÍNEA BASE

Si su jefe le pregunta por los progresos realizados en un proyecto en comparación con el plan original, seguro que lo último que le apetece decir es "no lo sé". Para evitar esta situación, antes de avanzar en un proyecto, defina y guarde una línea base a modo de instantánea de la programación original.

1. Haga clic en Proyecto > Establecer línea base > Establecer línea base.
2. Seleccione la línea base que desea definir.

 Sugerencia    Si lo desea, puede seleccionar hasta 11 líneas base para un único proyecto. Se recomienda esta opción cuando es necesario comprobar con frecuencia el estado del proyecto.

3. Haga clic en Proyecto completo.

No necesita realizar ningún paso especial para guardar la línea base. Cuando guarde su proyecto, la línea base se guardará con él.

Sugerencia de administración de proyectos    Si los datos actuales de un proyecto no parecen sincronizarse con las líneas base, quizás deba revisar con mayor detalle el plan original. Es posible que, por ejemplo, el ámbito del proyecto haya cambiado o que necesite más recursos de los que estimó en un primer momento. Consúltelo con las partes interesadas en su proyecto y considere la posibilidad de definir una nueva línea base con el procedimiento anterior.

Obtenga más información acerca de cómo supervisar el progreso de su programa, ya sea usted principiante o experto.

Actualizar una línea de base

Si agrega una tarea a su proyecto después de que se haya establecido una línea base, podrá agregar la nueva tarea a esta línea base.

1. Seleccione la nueva tarea que desea agregar a la línea base.
   Si contiene subtareas, asegúrese de seleccionarlas también.
2. Haga clic en Proyecto > Establecer línea base > Establecer línea base y seleccione la línea base que desea actualizar.
   
3. En el cuadro de diálogo Establecer línea base, seleccione la línea base que desea actualizar.
4. En Para, haga clic en Tareas seleccionadas.
5. Para agregar subtareas, haga clic en una de las siguientes opciones de Resumir líneas base para especificar cómo desea agregar las subtareas a las tareas de resumen correspondientes.

• Para todas las tareas de resumen    Se resumen los datos de línea base actualizados de las nuevas tareas para todas las tareas de resumen asociadas, no solo para las más próximas.
• De subtareas a tareas de resumen seleccionadas    Solo se actualizan los datos de línea base para las tareas de resumen seleccionadas. Por lo general, elegirá esta opción para que solo reflejen los nuevos datos resumidos las tareas de resumen más próximas.

DIAGRAMA DE GANTT

El diagrama de Gantt es el método más usado en las empresas para la planificación y seguimiento de actividades en todo tipo de proyectos, aunque también se puede usar para planificar cualquier tipo de actividad realizada a lo largo del tiempo.

La herramienta consta de un eje horizontal temporal en el que se van poniendo debajo las actividades en forma de cuadros, enlazadas según su tipo de enlace (por ejemplo, el enlace fin-inicio significa que cuando la actividad N acaba, empezará a continuación la actividad N+1). De esta forma, usando esta metodología se puede determinar el camino crítico del proyecto, el cual determina el tiempo mínimo de realización del mismo. De forma adicional, se puede añadir a cada actividad una serie de recursos (personal / mano de obra) para controlar los costes y la carga de trabajo de las personas. Además, si se le añaden los progresos de cada actividad durante su seguimiento, se pueden calcular los retrasos y sobrecostes del mismo, y replanificar las actividades para acabar lo antes posible.

La metodología del diagrama de Gantt se suele aplicar mayormente usando programas informáticos, de entre los cuáles el más usado es Microsoft Project, existiendo además varios programas similares como Gantt Project ( http://www.ganttproject.biz/  ) que es gratuito y multiplataforma (Windows, Linux y Mac) incluyendo también una versión “portable” que no necesita instalación, muy útil si estás en un ordenador de empresa sin acceso de administrador.

A continuación se muestra un ejemplo de la planificación de el proyecto de “diseñar una página web”, donde se han establecido las diferentes tareas, su duración, las fechas de las reuniones, y el programa informático ha calculado las fechas de cada actividad y su fecha final, en función de los días festivos y de las relaciones establecidas entre las tareas:

Ejemplo de seguimiento de un proyecto usando un diagrama de Gantt por ordenador.

INFORMES

Todos los informes en Project tienen características en común. Usted puede imprimir un informe o puede visualizarlo en pantalla.

Los siguientes pasos nos muestran como debemos visualizar los informes que están disponibles:

1. En el menú Ver (Barra de menú) elija Informes. Aparecerá una ventana como la siguiente:

2. Eliga la categoría que prefiera dando click sobre ella.
3. De un click en Selecccionar. Luego se muestran los informes disponibles en la categoría elegida.
4. Seleccione un tipo de informe.

GENERALES

Al seleccionar Informes Generales se despliega la siguiente pantalla:

 

1. Resumen del proyecto: Esta opción muestra información muy importante acerca de nuestro proyecto. Este informe presenta la información resumida sobre fechas, duración, costos, progreso de tareas y progreso de recursos.

2. Tareas de nivel superior: Informa sobre las tareas al nivel más alto de nuestro proyecto. Podemos observar las fechas iniciales y finales, un porcentaje completo de cada tarea, el costo y el trabajo requerido para completarla.

3. Tareas críticas: Esta opción presenta un informe de las tareas críticas del proyecto, aquellas tareas que retrasan el cumplimiento del mismo. Este informe muestra la duración programada de cada tarea, fechas iniciales y finales, los recursos asignados a las tareas y los predecesores y sucesores de cada tarea.

4. Hitos: Muestran información acerca de cada hito del proyecto. Si seleccionó que las tareas aparecieran como hitos en el cuadro de dialogo de Información de tareas, estas aparecen como hitos en los informes. Para cada hito, Project muestra la duración planeada, fecha de inicio y fin, predecesores y los recursos asignados a cada hito.

5. Días laborales: Esta opción crea el informe basado en la información del calendario del proyecto. Se puede ver el nombre del calendario base para el proyecto y las horas laborales que fueron establecidas para cada semana, junto con cualquier excepción que usted haya definido.