MICROSOFT PROJECT

CREAR Y PROGRAMAR UN PROYECTO NUEVO

1.      Haga clic en la pestaña Archivo y, a continuación, en Nuevo.

2.      Asegúrese de que la opción Proyecto en blanco esté activada y, a continuación, haga clic en Crear en el panel derecho.

3.      En la ficha Proyecto, en el grupo Propiedades, haga clic en Información del proyecto.

4.      Programe el proyecto en el cuadro de diálogo Información del proyecto:

·         Para programar un proyecto a partir de la fecha de comienzo, haga clic en el Fecha de comienzo del proyecto en el cuadro Programar a partir de y, a continuación, seleccione la fecha en el cuadro Fecha de comienzo.

·         Para programar un proyecto a partir de la fecha de finalización, haga clic en Fecha de finalización del proyecto en el cuadro Programar a partir de y, a continuación, seleccione la fecha en el cuadro Fecha de finalización.

 SUGERENCIA   Puede programar el proyecto a partir de la fecha de finalización si tiene que averiguar la fecha límite en la que puede comenzar un proyecto. Sin embargo, le recomendamos que cambie esta configuración para programar a partir de la fecha de inicio cuando el trabajo comience en el proyecto.

5.      Si está utilizando Project Professional 2010, puede incluir campos personalizados de la empresa en el proyecto. En la sección Campos personalizados de empresa, haga clic en el campo Valor de un campo personalizado y, a continuación, seleccione el valor.

 NOTA   Debe escribir los valores de los campos personalizados de empresa obligatorios marcados con un asterisco (*) o de lo contrario no podrá guardar el proyecto.

Si cambian los planes, puede modificar esta información inicial del proyecto en cualquier momento en el cuadro de diálogo Información del proyecto. Sin embargo, si ya ha aplicado datos reales a las tareas, como las fechas de comienzo o de finalización reales, las tareas se reprogramarán en función de la información actualizada del proyecto. Además, si ha aplicado restricciones a las tareas, el desplazamiento de la fecha de comienzo o de fin no desplazará necesariamente todas las tareas basándose en la nueva fecha.

Algunas notas para los usuarios de Project Professional 2010:

·         Si desea guardar el proyecto como un proyecto de empresa, debe conectarse a Project Server antes de crear el proyecto.

·         Si crea y guarda este proyecto localmente y después decide guardarlo en Project Server, el proyecto se actualizará con la configuración de la plantilla de información global de la empresa. El proyecto se puede actualizar con distintas vistas, tablas, campos y otros elementos. Además, se perderá todo formato que no sea consistente con la plantilla de la información global de la empresa.

COMO CREAR TAREAS EN MICROSOFT OFFICE PROJECT

Agregar una tarea a una lista de tareas

1.      En la ficha Vista, en el grupo Vistas de tareas, haga clic en Diagrama de Gantt.

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2.      En un campo Nombre de tarea vacío, escriba el nombre de la tarea y luego presione ENTRAR.

Insertar una tarea entre otras tareas existentes

1.      Seleccione la fila debajo de donde desea que aparezca la nueva tarea.

2.      En la ficha Tarea, en el grupo Insertar, haga clic en la parte superior del botón Tarea.

3.      Escriba el nombre de la tarea en la fila insertada. Los identificadores de las tareas se vuelven a numerar automáticamente después de que se inserta una tarea.

Agregar una tarea en la vista Diagrama de red

1.      Para pasar a la vista Diagrama de red, en el grupo Vista de tareas de la ficha Vista, haga clic en Diagrama de red.

2.      En la ficha Tarea, en el grupo Insertar, haga clic en la parte superior del botón Tarea.

3.      En el nuevo cuadro de tarea escriba el nombre de la tarea.

Puede usar un esquema para organizar su programación a medida que escribe las tareas; o bien, puede esperar a escribir todas las tareas del proyecto. Cuando diseña una programación para su proyecto, simplifica su organización, de modo que será más sencillo crear, administrar y mantener el proyecto.

Crear varias tareas

Si está agregando varias tareas con asignaciones de recursos y dependencias de tareas al mismo tiempo, quizás le resulte útil escribir esta información en el proyecto usando la vista Formulario de tareas.

1.      En la ficha Vista, en el grupo Vistas de tareas, haga clic en Diagrama de Gantt.

2.      En la ficha Vista, en el grupo Vista en dos paneles, seleccione Detalles.

La ventana se divide para mostrar la vista Diagrama de Gantt en la parte superior y la vista Formulario de tareas en la parte inferior. No puede ver la escala de tiempo mientras se encuentra en la vista en dos paneles.

3.      En la vista Diagrama de Gantt (parte superior), haga clic en la primera fila vacía al final de la lista de tareas.

4.      En la vista Formulario de tareas (parte inferior), escriba la información relativa a la nueva tarea:

·         En el cuadro Nombre, escriba el nombre de la tarea nueva.

·         En el cuadro Duración, indique la duración de la tarea.

·         Si desea que la duración de la tarea permanezca fija a pesar de las asignaciones de recursos, active la casilla Por el esfuerzo.

·         En las columnas del formulario, escriba la información detallada acerca de la tarea (como los recursos asignados y la tarea predecesora).

5.      Haga clic en Aceptar para guardar la nueva tarea y, a continuación, haga clic en Siguiente para pasar a la siguiente fila en la vista Diagrama de Gantt.

 NOTA   No puede usar la vista Formulario de tareas para escribir subtareas en su proyecto. Para crear subtareas, aplique y anule sangría a las tareas en la vista Diagrama de Gantt.

Crear una tarea repetitiva

Si la tarea se repite en ciertos intervalos, escríbala como una tarea repetitiva. Si no se repite en determinados intervalos, escríbala como una tarea regular cada vez que se lleva a cabo.

1.      En la ficha Vista, en el grupo Vistas de tareas, haga clic en Diagrama de Gantt.

2.      Seleccione la fila debajo de donde desea observar la tarea repetitiva.

3.      En la ficha Tarea, en el grupo Insertar, haga clic en la parte inferior del botón Tarea y, a continuación, haga clic en Tarea repetitiva.

4.      En el cuadro Nombre de tarea, escriba el nombre de la tarea.

5.      En el cuadro Duración, escriba la duración de una única repetición de la tarea.

6.      En la sección Frecuencia, haga clic en Diariamente, Semanalmente, Mensualmente o Anualmente.

7.      Seleccione la casilla junto a cada día de la semana en que debe repetirse la tarea.

8.      En el cuadro Iniciar, escriba la fecha de inicio y realice uno de los siguientes procedimientos:

·         Seleccione Finalizar después de y, luego, escriba la cantidad de repeticiones de la tarea.

·         Seleccione Finalizar el y, luego, escriba la fecha en que desea que finalice la tarea repetitiva.

 NOTA   Si no escribe una fecha en el cuadro Iniciar, Project usa la fecha de inicio del proyecto.

9.      En la sección Calendario para programar esta tarea, seleccione un calendario de recursos de la listaCalendario para aplicar a la tarea. Si no desea aplicar un calendario, seleccione Ninguno.

 SUGERENCIA   Si desea aplicar un calendario, pero no desea usar dicho calendario para la programación de la tarea, active la casilla La programación omite los calendarios de recursos.

Cuando inserta una tarea repetitiva, los identificadores de la tarea se vuelven a numerar automáticamente y se observa un indicador de tarea repetitiva en la columna Indicadores .

Si asigna recursos a una tarea de resumen repetitiva escribiendo los nombres del recurso en el campo Nombres del recurso, el recurso se asignará al trabajo total de la tarea repetitiva y no a las tareas repetitivas individuales cada vez que se repiten.

Aprender sugerencias para trabajar con tareas

Para definir las tareas más efectivamente, tenga en cuenta las siguientes pautas:

·         Desglose las tareas al nivel de detalle del que desea realizar un seguimiento. Debe desglosarlas en más detalle para las áreas más peligrosas.

·         Asegúrese de que las tareas tengan criterios claros para ser completadas.

·         Defina las tareas cortas en comparación con la duración total del proyecto. Las tareas cortas le permiten estimar más fácilmente el tiempo y los recursos.

·         Evite definir las vacaciones o cursos como tareas. En su lugar, puede definir calendarios de recursos para contabilizar el tiempo (administrativo) no laborable.