LÍNEA BASE

Si su jefe le pregunta por los progresos realizados en un proyecto en comparación con el plan original, seguro que lo último que le apetece decir es "no lo sé". Para evitar esta situación, antes de avanzar en un proyecto, defina y guarde una línea base a modo de instantánea de la programación original.

1. Haga clic en Proyecto > Establecer línea base > Establecer línea base.
2. Seleccione la línea base que desea definir.

 Sugerencia    Si lo desea, puede seleccionar hasta 11 líneas base para un único proyecto. Se recomienda esta opción cuando es necesario comprobar con frecuencia el estado del proyecto.

3. Haga clic en Proyecto completo.

No necesita realizar ningún paso especial para guardar la línea base. Cuando guarde su proyecto, la línea base se guardará con él.

Sugerencia de administración de proyectos    Si los datos actuales de un proyecto no parecen sincronizarse con las líneas base, quizás deba revisar con mayor detalle el plan original. Es posible que, por ejemplo, el ámbito del proyecto haya cambiado o que necesite más recursos de los que estimó en un primer momento. Consúltelo con las partes interesadas en su proyecto y considere la posibilidad de definir una nueva línea base con el procedimiento anterior.

Obtenga más información acerca de cómo supervisar el progreso de su programa, ya sea usted principiante o experto.

Actualizar una línea de base

Si agrega una tarea a su proyecto después de que se haya establecido una línea base, podrá agregar la nueva tarea a esta línea base.

1. Seleccione la nueva tarea que desea agregar a la línea base.
   Si contiene subtareas, asegúrese de seleccionarlas también.
2. Haga clic en Proyecto > Establecer línea base > Establecer línea base y seleccione la línea base que desea actualizar.
   
3. En el cuadro de diálogo Establecer línea base, seleccione la línea base que desea actualizar.
4. En Para, haga clic en Tareas seleccionadas.
5. Para agregar subtareas, haga clic en una de las siguientes opciones de Resumir líneas base para especificar cómo desea agregar las subtareas a las tareas de resumen correspondientes.

• Para todas las tareas de resumen    Se resumen los datos de línea base actualizados de las nuevas tareas para todas las tareas de resumen asociadas, no solo para las más próximas.
• De subtareas a tareas de resumen seleccionadas    Solo se actualizan los datos de línea base para las tareas de resumen seleccionadas. Por lo general, elegirá esta opción para que solo reflejen los nuevos datos resumidos las tareas de resumen más próximas.

DIAGRAMA DE GANTT

El diagrama de Gantt es el método más usado en las empresas para la planificación y seguimiento de actividades en todo tipo de proyectos, aunque también se puede usar para planificar cualquier tipo de actividad realizada a lo largo del tiempo.

La herramienta consta de un eje horizontal temporal en el que se van poniendo debajo las actividades en forma de cuadros, enlazadas según su tipo de enlace (por ejemplo, el enlace fin-inicio significa que cuando la actividad N acaba, empezará a continuación la actividad N+1). De esta forma, usando esta metodología se puede determinar el camino crítico del proyecto, el cual determina el tiempo mínimo de realización del mismo. De forma adicional, se puede añadir a cada actividad una serie de recursos (personal / mano de obra) para controlar los costes y la carga de trabajo de las personas. Además, si se le añaden los progresos de cada actividad durante su seguimiento, se pueden calcular los retrasos y sobrecostes del mismo, y replanificar las actividades para acabar lo antes posible.

La metodología del diagrama de Gantt se suele aplicar mayormente usando programas informáticos, de entre los cuáles el más usado es Microsoft Project, existiendo además varios programas similares como Gantt Project ( http://www.ganttproject.biz/  ) que es gratuito y multiplataforma (Windows, Linux y Mac) incluyendo también una versión “portable” que no necesita instalación, muy útil si estás en un ordenador de empresa sin acceso de administrador.

A continuación se muestra un ejemplo de la planificación de el proyecto de “diseñar una página web”, donde se han establecido las diferentes tareas, su duración, las fechas de las reuniones, y el programa informático ha calculado las fechas de cada actividad y su fecha final, en función de los días festivos y de las relaciones establecidas entre las tareas:

Ejemplo de seguimiento de un proyecto usando un diagrama de Gantt por ordenador.

INFORMES

Todos los informes en Project tienen características en común. Usted puede imprimir un informe o puede visualizarlo en pantalla.

Los siguientes pasos nos muestran como debemos visualizar los informes que están disponibles:

1. En el menú Ver (Barra de menú) elija Informes. Aparecerá una ventana como la siguiente:

2. Eliga la categoría que prefiera dando click sobre ella.
3. De un click en Selecccionar. Luego se muestran los informes disponibles en la categoría elegida.
4. Seleccione un tipo de informe.

GENERALES

Al seleccionar Informes Generales se despliega la siguiente pantalla:

 

1. Resumen del proyecto: Esta opción muestra información muy importante acerca de nuestro proyecto. Este informe presenta la información resumida sobre fechas, duración, costos, progreso de tareas y progreso de recursos.

2. Tareas de nivel superior: Informa sobre las tareas al nivel más alto de nuestro proyecto. Podemos observar las fechas iniciales y finales, un porcentaje completo de cada tarea, el costo y el trabajo requerido para completarla.

3. Tareas críticas: Esta opción presenta un informe de las tareas críticas del proyecto, aquellas tareas que retrasan el cumplimiento del mismo. Este informe muestra la duración programada de cada tarea, fechas iniciales y finales, los recursos asignados a las tareas y los predecesores y sucesores de cada tarea.

4. Hitos: Muestran información acerca de cada hito del proyecto. Si seleccionó que las tareas aparecieran como hitos en el cuadro de dialogo de Información de tareas, estas aparecen como hitos en los informes. Para cada hito, Project muestra la duración planeada, fecha de inicio y fin, predecesores y los recursos asignados a cada hito.

5. Días laborales: Esta opción crea el informe basado en la información del calendario del proyecto. Se puede ver el nombre del calendario base para el proyecto y las horas laborales que fueron establecidas para cada semana, junto con cualquier excepción que usted haya definido.

PROJECT

UNIVERSIDAD TECNICA DE COTOPAXI

CIENCIAS ADMNISTRATIVAS Y HUMANISTICAS

INGENIERIA COMERCIAL 

 

TIPOS DE COSTO

Tenemos tres tipos de costos:

• Determinado por Tasa:

Son las tasas de pago; para los recursos de trabajo, existe la Tasa Estándar y la Tasa Hora Extra. Ambas son el costo que tiene el recurso por hora.

• Determinado por Uso:

Es decir que se determina un valor como el costo que tiene cada vez que se utilice el recurso.

• Costo Fijo:

Esta enfocado a las tareas que, sin importar la duración o el trabajo elaborado se establece un costo en el que el recurso no interviene.

TABLA DE COSTOS EN PROJECT

HORAS EXTRAS.

El hecho de haber puesto un valor para las horas extras de un recurso no hace que estas se rijan, sino que debemos decidir nosotros cuáles horas de un recurso asignado a una tarea son horas extras.

Aplicar horas extras.

1. Abrir la vista Uso de recursos.

2. Agregar la columna Trabajo de horas extras.

3. Buscar el recurso al cuál le tenemos que asignar horas extras, en la fila de la columna Trabajo de horas extras de la tarea que queramos, escribir que cantidad de las horas que nos muestra la columna Trabajo son horas extras. Es decir, no estamos agregando más horas a la tarea sino que estamos diciendo que del total de horas de la tarea, ‘X’ cantidad son horas extras. Obviamente esto va a influir en los costos del proyecto.

ReCuRsOs

REVISAR LAS CARGAS DE TRABAJO DE RECURSOS MEDIANTE LA VISTA USO DE RECURSOS

1.      En el menú Ver, haga clic en Uso de recursos.

2.      Revise los nombres de recurso y sus tareas asignadas en la parte de tabla de la vista Uso de recursos.

3.      Revise la parte de escala temporal de la vista para ver cómo está asignado el trabajo en el período de tiempo seleccionado.

En muchas vistas de recursos, incluida la vista Uso de recursos, los recursos sobre asignados se muestran en rojo. Se produce una sobreasignación cuando se excede la capacidad máxima de un recurso en cualquier período de tiempo. En las hojas de recursos, el campo indicador de recursos sobre asignados también incluye el indicador de redistribución de recursos, que indica que el recurso está redistribuido. Compruebe el indicador y revise las asignaciones de tareas para evaluar si la sobreasignación es aceptable.

 NOTA   Junto a las asignaciones de recursos para tareas en el proyecto abierto actualmente, la vista Uso de recursos también muestra asignaciones de recursos de resumen. Las asignaciones de recursos de resumen indican la cantidad de trabajo total que un recurso tiene asignado en todos los demás proyectos. Las asignaciones de recursos de resumen sólo se muestran si está conectado a Microsoft Office Project Server y tiene abierto un proyecto de empresa. Si no desea que las filas de asignación de resumen afecten a los totales mostrados en la vista Uso de recursos, puede seleccionar las filas de asignación de resumen y presionar SUPRIMIR.

También puede mostrar y modificar la vista Uso de recursos para ver todas las asignaciones de recursos y sus porcentajes de asignación de trabajo en un parte de horas. Esta vista muestra todas las asignaciones por recursos y muestra cómo se han asignado estos recursos a las tareas asignadas en el tiempo.

1. En el menú Ver, haga clic en Uso de recursos.
2. En el menú Formato, haga clic en Estilos de detalle.
3. En la lista Campos disponibles, haga clic en Asignación porcentual y, a continuación, haga clic en Mostrar.
4. Revise la parte de escala temporal de la vista. En la fila % asig. que acaba de agregar, puede ver el porcentaje del tiempo de trabajo disponible total del recurso que está asignado a asignaciones durante el período de tiempo seleccionado. Además, la parte de escala temporal de la vista muestra el trabajo sobre asignado del recurso y su porcentaje de asignación en rojo, lo que hace posible detectar cuándo exactamente se han sobre asignado los recursos.

SUGERENCIA   Puede acercar el período de tiempo mostrado en la escala temporal (por ejemplo, puede cambiar la vista de días a horas) haciendo clic en Acercar. Del mismo modo, puede alejarse del período de tiempo (por ejemplo, puede cambiar la vista de días a semanas) haciendo clic en Alejar.

Ver una lista de recursos que están sobre asignados

Puede ver una lista sólo de aquellos recursos que están sobre asignados mostrando la vista Hoja de recursos o la vista Uso de recursos y, a continuación, filtrando los recursos sobre asignados.

1. En el menú Ver, haga clic en Hoja de recursos o en Uso de recursos.
2. En la vista, haga clic en Filtro y, a continuación, haga clic en Recursos sobre asignados.
3. Para ver de nuevo la lista completa de recursos, haga clic en Filtro y, a continuación, haga clic en Todos los recursos.

 NOTA   Incluso sin filtrar los recursos sobre asignados, puede ver fácilmente qué recursos están sobre asignados, ya que sus nombres aparecen en rojo en cualquier vista de recursos. Además, en las vistas Hoja de recursos y Uso de recursos, aparece un indicador en el campo indicador, que indica que se redistribuyan los recursos sobre asignados.

ASIGNACIÓN DE RECURSOS EN PROJECT.

Las vistas de tareas también se pueden utilizar para mostrar sobreasignaciones, aunque no muestran las sobreasignaciones en rojo de la misma forma que lo hacen las vistas de recursos. Si trabaja en una vista de tareas, puede pasar por cada tarea en la que haya sobreasignaciones de recursos, aunque una vista de tareas no mostrará qué recursos (o cuántos) están sobre asignados.

1. En cualquier vista de tarea como, por ejemplo, Diagrama de Gantt o Diagrama de red del menú Ver, elija Barras de herramientas y después, haga clic en Administración de recursos.
2. En la barra de herramientas de Administración de recursos, haga clic en Ir a la sobreasignación siguiente .

Buscar recursos que tengan tiempo disponible

Si dispone de recursos que están sobre asignados, es posible que desee identificar los recursos del proyecto que tienen tiempo disponible, de forma que pueda distribuir más uniformemente la carga de trabajo. Esta capacidad también resulta útil si hay tareas adicionales no asignadas y se desea averiguar quién está disponible para realizar más trabajo.

Para buscar recursos que puedan trabajar horas adicionales en un trabajo, puede mostrar y modificar la vista Uso de recursos para ver la cantidad de tiempo (horas, días o semanas) que un recurso está disponible para asignaciones adicionales. Puede utilizar también esta vista para redistribuir el trabajo desde recursos sobre asignados a recursos infra asignados.

1. En el menú Ver, haga clic en Uso de recursos.
2. En el menú Formato, elija Detalles y, a continuación, haga clic en Disponibilidad restante.
3. En la fila Disp. rest. (disponibilidad restante), revise la cantidad de trabajo que representa la disponibilidad restante o infra asignación para cada período de tiempo.

También puede mostrar y modificar la vista Gráfico de recursos para ver un diagrama de barras de la carga de trabajo de un recurso individual, que le puede ayudar a detectar quién puede trabajar horas adicionales en una tarea. Puede revisar la información de un recurso sobre asignado a la vez en la vista Gráfico de recursos. Puede ver la cantidad de trabajo disponible por período de tiempo.

1. En el menú Ver, haga clic en Gráfico de recursos.
2. En el menú Formato, elija Detalles y a continuación, haga clic en Disponibilidad de trabajo.
3. Para el recurso seleccionado, revise la cantidad de trabajo disponible mostrada en el gráfico de barras. Desplácese por la escala temporal para ver las infra asignaciones durante distintos períodos de tiempo.
4. Revise la cantidad de tiempo disponible para el recurso seleccionado en la parte inferior del gráfico.
5. Para desplazarse al recurso siguiente que tenga tiempo disponible, presione AV PÁG o utilice la barra de desplazamiento o las teclas de dirección.

DISTRIBUIR UNIFORMEMENTE EL TRABAJO DEL PROYECTO (REDISTRIBUIR ASIGNACIONES DE RECURSOS)

¿Parte de los recursos de trabajo tienen demasiado trabajo asignado? Los conflictos o sobreasignaciones de recursos pueden resolverse mediante la característica de redistribución de recursos de Project. La redistribución retrasa las tareas o las divide de forma tal que los recursos asignados a dichas tareas ya no estén sobrecargados.

Cuando se redistribuye, Project no cambia las asignaciones a las tareas. Project redistribuye solo los recursos de trabajo, recursos genéricos y recursos asignados. No distribuye los recursos materiales, recursos de costos ni recursos propuestos.

 NOTA    A causa de estos cambios en las tareas, la redistribución puede retrasar la fecha de finalización de algunas tareas y, en consecuencia, la fecha de finalización del proyecto.

 SUGERENCIA.- Los recursos sobreasignados se marcan de color rojo en las vistas de recursos, incluido el Organizador de equipo. En el gráfico de Gantt, los recursos sobreasignados se indican mediante una cifra roja en la columna Indicadores.

Antes de realizar la redistribución, es posible que desee modificar algunas opciones de configuración.

• Prioridades de tareas,    que indican la importancia de una tarea y si está disponible para su redistribución.
• Prioridades de proyectos,    que determinan si un proyecto está disponible para su redistribución.
• Opciones de redistribución,    que le ayudan a especificar de qué forma Project determina qué tareas se redistribuyen y en qué grado.

Distribuir el trabajo del proyecto mediante redistribución

 NOTA    Elija una alerta y escriba el texto aquí. También puede establecer que es una propiedad Alert Position.

1. Haga clic en la pestaña Recursos.
2. En el grupo Redistribuir, haga clic en una de las opciones siguientes.

• Redistribuir selección    Use esta opción para redistribuir solo las tareas seleccionadas. Para seleccionar varias tareas contiguas, seleccione la primera tarea de la selección y, a continuación, presione MAYÚS mientras selecciona la última tarea de la selección. Para seleccionar varias tareas que no son contiguas, seleccione cada tarea presionando CTRL mientras selecciona la tarea. 

Esto resulta útil cuando puede ser aceptable sobreasignar recursos en ciertas tareas del plan del proyecto, pero los administradores del proyecto desean resolver la sobreasignación para otras tareas específicas.

• Redistribuir recurso.- Use esta opción para redistribuir solo las tareas con recursos específicos asignados. Haga clic en Redistribuir recurso y, a continuación, seleccione el recurso que tiene asignadas las tareas. Use CTRL para seleccionar varios recursos. 

Si el recurso seleccionado está trabajando en tareas que tienen varios recursos, las demás asignaciones no se moverán.

• Redistribuir todo    Use esta opción para redistribuir todos los recursos de todas las tareas del plan de proyecto.
• Opciones de redistribución    Use esta opción para modificar la configuración que usa Project para la redistribución. Vea la sección sobre cómo modificar la configuración de redistribución en este artículo.
• Borrar redistribución    Use esta opción para deshacer los efectos de la redistribución anterior.
• Siguiente sobreasignación    Use esta opción para ir a la siguiente tarea con recursos sobre asignados. Use esta opción para ver más fácilmente los efectos de la redistribución en tareas específicas.