ReCuRsOs

REVISAR LAS CARGAS DE TRABAJO DE RECURSOS MEDIANTE LA VISTA USO DE RECURSOS

1.      En el menú Ver, haga clic en Uso de recursos.

2.      Revise los nombres de recurso y sus tareas asignadas en la parte de tabla de la vista Uso de recursos.

3.      Revise la parte de escala temporal de la vista para ver cómo está asignado el trabajo en el período de tiempo seleccionado.

En muchas vistas de recursos, incluida la vista Uso de recursos, los recursos sobre asignados se muestran en rojo. Se produce una sobreasignación cuando se excede la capacidad máxima de un recurso en cualquier período de tiempo. En las hojas de recursos, el campo indicador de recursos sobre asignados también incluye el indicador de redistribución de recursos, que indica que el recurso está redistribuido. Compruebe el indicador y revise las asignaciones de tareas para evaluar si la sobreasignación es aceptable.

 NOTA   Junto a las asignaciones de recursos para tareas en el proyecto abierto actualmente, la vista Uso de recursos también muestra asignaciones de recursos de resumen. Las asignaciones de recursos de resumen indican la cantidad de trabajo total que un recurso tiene asignado en todos los demás proyectos. Las asignaciones de recursos de resumen sólo se muestran si está conectado a Microsoft Office Project Server y tiene abierto un proyecto de empresa. Si no desea que las filas de asignación de resumen afecten a los totales mostrados en la vista Uso de recursos, puede seleccionar las filas de asignación de resumen y presionar SUPRIMIR.

También puede mostrar y modificar la vista Uso de recursos para ver todas las asignaciones de recursos y sus porcentajes de asignación de trabajo en un parte de horas. Esta vista muestra todas las asignaciones por recursos y muestra cómo se han asignado estos recursos a las tareas asignadas en el tiempo.

1. En el menú Ver, haga clic en Uso de recursos.
2. En el menú Formato, haga clic en Estilos de detalle.
3. En la lista Campos disponibles, haga clic en Asignación porcentual y, a continuación, haga clic en Mostrar.
4. Revise la parte de escala temporal de la vista. En la fila % asig. que acaba de agregar, puede ver el porcentaje del tiempo de trabajo disponible total del recurso que está asignado a asignaciones durante el período de tiempo seleccionado. Además, la parte de escala temporal de la vista muestra el trabajo sobre asignado del recurso y su porcentaje de asignación en rojo, lo que hace posible detectar cuándo exactamente se han sobre asignado los recursos.

SUGERENCIA   Puede acercar el período de tiempo mostrado en la escala temporal (por ejemplo, puede cambiar la vista de días a horas) haciendo clic en Acercar. Del mismo modo, puede alejarse del período de tiempo (por ejemplo, puede cambiar la vista de días a semanas) haciendo clic en Alejar.

Ver una lista de recursos que están sobre asignados

Puede ver una lista sólo de aquellos recursos que están sobre asignados mostrando la vista Hoja de recursos o la vista Uso de recursos y, a continuación, filtrando los recursos sobre asignados.

1. En el menú Ver, haga clic en Hoja de recursos o en Uso de recursos.
2. En la vista, haga clic en Filtro y, a continuación, haga clic en Recursos sobre asignados.
3. Para ver de nuevo la lista completa de recursos, haga clic en Filtro y, a continuación, haga clic en Todos los recursos.

 NOTA   Incluso sin filtrar los recursos sobre asignados, puede ver fácilmente qué recursos están sobre asignados, ya que sus nombres aparecen en rojo en cualquier vista de recursos. Además, en las vistas Hoja de recursos y Uso de recursos, aparece un indicador en el campo indicador, que indica que se redistribuyan los recursos sobre asignados.

ASIGNACIÓN DE RECURSOS EN PROJECT.

Las vistas de tareas también se pueden utilizar para mostrar sobreasignaciones, aunque no muestran las sobreasignaciones en rojo de la misma forma que lo hacen las vistas de recursos. Si trabaja en una vista de tareas, puede pasar por cada tarea en la que haya sobreasignaciones de recursos, aunque una vista de tareas no mostrará qué recursos (o cuántos) están sobre asignados.

1. En cualquier vista de tarea como, por ejemplo, Diagrama de Gantt o Diagrama de red del menú Ver, elija Barras de herramientas y después, haga clic en Administración de recursos.
2. En la barra de herramientas de Administración de recursos, haga clic en Ir a la sobreasignación siguiente .

Buscar recursos que tengan tiempo disponible

Si dispone de recursos que están sobre asignados, es posible que desee identificar los recursos del proyecto que tienen tiempo disponible, de forma que pueda distribuir más uniformemente la carga de trabajo. Esta capacidad también resulta útil si hay tareas adicionales no asignadas y se desea averiguar quién está disponible para realizar más trabajo.

Para buscar recursos que puedan trabajar horas adicionales en un trabajo, puede mostrar y modificar la vista Uso de recursos para ver la cantidad de tiempo (horas, días o semanas) que un recurso está disponible para asignaciones adicionales. Puede utilizar también esta vista para redistribuir el trabajo desde recursos sobre asignados a recursos infra asignados.

1. En el menú Ver, haga clic en Uso de recursos.
2. En el menú Formato, elija Detalles y, a continuación, haga clic en Disponibilidad restante.
3. En la fila Disp. rest. (disponibilidad restante), revise la cantidad de trabajo que representa la disponibilidad restante o infra asignación para cada período de tiempo.

También puede mostrar y modificar la vista Gráfico de recursos para ver un diagrama de barras de la carga de trabajo de un recurso individual, que le puede ayudar a detectar quién puede trabajar horas adicionales en una tarea. Puede revisar la información de un recurso sobre asignado a la vez en la vista Gráfico de recursos. Puede ver la cantidad de trabajo disponible por período de tiempo.

1. En el menú Ver, haga clic en Gráfico de recursos.
2. En el menú Formato, elija Detalles y a continuación, haga clic en Disponibilidad de trabajo.
3. Para el recurso seleccionado, revise la cantidad de trabajo disponible mostrada en el gráfico de barras. Desplácese por la escala temporal para ver las infra asignaciones durante distintos períodos de tiempo.
4. Revise la cantidad de tiempo disponible para el recurso seleccionado en la parte inferior del gráfico.
5. Para desplazarse al recurso siguiente que tenga tiempo disponible, presione AV PÁG o utilice la barra de desplazamiento o las teclas de dirección.

DISTRIBUIR UNIFORMEMENTE EL TRABAJO DEL PROYECTO (REDISTRIBUIR ASIGNACIONES DE RECURSOS)

¿Parte de los recursos de trabajo tienen demasiado trabajo asignado? Los conflictos o sobreasignaciones de recursos pueden resolverse mediante la característica de redistribución de recursos de Project. La redistribución retrasa las tareas o las divide de forma tal que los recursos asignados a dichas tareas ya no estén sobrecargados.

Cuando se redistribuye, Project no cambia las asignaciones a las tareas. Project redistribuye solo los recursos de trabajo, recursos genéricos y recursos asignados. No distribuye los recursos materiales, recursos de costos ni recursos propuestos.

 NOTA    A causa de estos cambios en las tareas, la redistribución puede retrasar la fecha de finalización de algunas tareas y, en consecuencia, la fecha de finalización del proyecto.

 SUGERENCIA.- Los recursos sobreasignados se marcan de color rojo en las vistas de recursos, incluido el Organizador de equipo. En el gráfico de Gantt, los recursos sobreasignados se indican mediante una cifra roja en la columna Indicadores.

Antes de realizar la redistribución, es posible que desee modificar algunas opciones de configuración.

• Prioridades de tareas,    que indican la importancia de una tarea y si está disponible para su redistribución.
• Prioridades de proyectos,    que determinan si un proyecto está disponible para su redistribución.
• Opciones de redistribución,    que le ayudan a especificar de qué forma Project determina qué tareas se redistribuyen y en qué grado.

Distribuir el trabajo del proyecto mediante redistribución

 NOTA    Elija una alerta y escriba el texto aquí. También puede establecer que es una propiedad Alert Position.

1. Haga clic en la pestaña Recursos.
2. En el grupo Redistribuir, haga clic en una de las opciones siguientes.

• Redistribuir selección    Use esta opción para redistribuir solo las tareas seleccionadas. Para seleccionar varias tareas contiguas, seleccione la primera tarea de la selección y, a continuación, presione MAYÚS mientras selecciona la última tarea de la selección. Para seleccionar varias tareas que no son contiguas, seleccione cada tarea presionando CTRL mientras selecciona la tarea. 

Esto resulta útil cuando puede ser aceptable sobreasignar recursos en ciertas tareas del plan del proyecto, pero los administradores del proyecto desean resolver la sobreasignación para otras tareas específicas.

• Redistribuir recurso.- Use esta opción para redistribuir solo las tareas con recursos específicos asignados. Haga clic en Redistribuir recurso y, a continuación, seleccione el recurso que tiene asignadas las tareas. Use CTRL para seleccionar varios recursos. 

Si el recurso seleccionado está trabajando en tareas que tienen varios recursos, las demás asignaciones no se moverán.

• Redistribuir todo    Use esta opción para redistribuir todos los recursos de todas las tareas del plan de proyecto.
• Opciones de redistribución    Use esta opción para modificar la configuración que usa Project para la redistribución. Vea la sección sobre cómo modificar la configuración de redistribución en este artículo.
• Borrar redistribución    Use esta opción para deshacer los efectos de la redistribución anterior.
• Siguiente sobreasignación    Use esta opción para ir a la siguiente tarea con recursos sobre asignados. Use esta opción para ver más fácilmente los efectos de la redistribución en tareas específicas.

Recursos

RECURSOS EN PROYECT

Los recursos en un proyectos se refieren a personas, material y equipo necesario para completar las tareas en un proyecto. Hay dos factores importantes que manejar con Project; la disponibilidad de los recursos, que se refiere a cuando puede puede un recurso trabajar en una tarea y cuanto tiempo le toma en hacerla y los costos, que se refiere a cuanto dinero se necesita para pagar esos recursos.

Project maneja dos tipos de recursos.

• Trabajo: Se refiere a las personas o equipos asignados a una tarea, los cuales no se consumen durante el transcurso de ésta; para nuestro ejemplo del Sitio Web, utilizaremos personas y equipos como computadoras, scanners, cámaras digitales, entre otros.
• Material: Se refiere a los materiales asignados a una tareas los cuales son los consumibles, para nuestro ejemplo del Sitio Web, utilizaremos materiales como impresiones y papelería.

Ingresar Recursos de Trabajo.

1.      En la Guía de Proyectos, click Recursos

2.      Click en Especificar personas y equipamiento para el proyecto

 

3. Ahora el Diagrama de Gantt ha cambiado automáticamente por una cuadricula llamada Hoja de Recursos. Click en Especificar recursos de forma manual.

4.      Click en la celda que esta abajo de Nombre de Recurso y empezamos a introducir los recursos que necesitamos.

5.      Ojo, recordemos que estamos agregando recurso que son de tipo trabajo, por lo que hay que verificar que la casilla Tipo sea Trabajo.

6.      Agregar la Capacidad Máxima, si seleccionamos 100 % significa que la capacidad y el tiempo de ese recurso van a estar disponibles por completo para trabajar en las tareas que se le asigne, para nuestro Sitio Web, José Luis García es el programador asignado solo para este proyecto, por ende su capacidad Maxima será de 100%. 

Recursos Materiales 

En la mayoría de proyectos se utilizan recursos materiales en la construcción por ejemplo se utiliza el hierro, la arena, la pintura, etc. todos estos cumplen una característica fundamental y es que todos son consumibles, para nuestro ejemplo de el Sitio Web utilizaremos CDs puesto que es un recurso consumible que se usará para copiar informacióny entregar avances al cliente. 

Para agregar un Recurso Material los pasos son similares a los Recursos de tipo Trabajo.Una vez estamos en la cuadricula llamada Hoja de Recursos.

1.      Click en la celda en blanco que esta abajo de Nombre de Recurso y digitamos el recurso.

2.      Click en la celda tipo de recursos y se despliega un cuadro con las opciones como aparece en la imagen de abajo.

3.      Seleccionamos Material.

4.      Además podemos agregar una etiqueta del material con solo dar click en la celda siguiente, esto no es necesario, sin embargo es buena practica para indentificar los recursos. 

Estableciendo el horario de trabajo.

A menudo sucede que algun empleado no puede seguir ese horario por circunstancias diversas como por ejemplo, vacaciones, viajes, capacitaciones, etc. debido a esto es necesario establecer el horario de trabajo para ese recurso. Para lo cual seguiremos los siguientes paso.

1.      En la Hoja de recursos seleccionamos el recurso para el que deseamos establecer el horario de trabajo.

2.      En el Menu de Herramientas, seleccionamos la opción Cambiar calendario laboral

 

3. Nos aparece un cuadro , pero si nos fijamos aparece el nombre del recurso en la opción Para, al dar click se despliega una lista donde se mostrarán todos los recursos.